Mes outils chouchou : ils ont changé ma vie, ils vont changer la vôtre !

Quand on travaille pour soi et qu’internet devient notre terrain de jeu professionnel, il est facile de se laisser tenter de toucher à tous les outils possibles et imaginables qui inondent nos flux de recherches ou les pages de nos réseaux sociaux : AKA le syndrome de l’objet brillant : “oh ! ça doit être top ce truc, il faut que je le test !” Vous connaissez, vous avez forcément déjà ressenti cette envie d’utiliser un nouveau jouet… MAIS car oui, il y a un mais, vous êtes prévenu, c’est une tendance qui peut finalement vous faire perdre beaucoup de temps, croyez-en mon expérience ! Savoir rester “focus” et savoir ce dont on a vraiment besoin est très précieux, voire indispensable ! Suivez le guide pour plonger avec moi dans mon ordinateur !

Là, finalement, ce n’est vraiment pas compliqué : il suffit de vous poser et de faire le point sur la fréquence et le temps d’utilisation de chaque outil dans votre quotidien, non pas sur deux semaines ou un mois, comme je le disais, mais vraiment sur un trimestre, voire une demi-année.

Si vous vous inscrivez pour créer un compte sur un nouvel outil, mais que vous peinez à le prendre en main ou qu’il ne transforme pas votre quotidien de manière très rapide, vous allez vite vous rendre compte que ça ne vaut pas le coup de l’utiliser. De mon côté, il est vrai que j’utilise une myriade de logiciels. J’en ai utilisé certains pendant un moment, mais je les ai plus ou moins vite abandonnés. En revanche, je vais vous donner la liste de ceux qui ne quittent plus mon quotidien, qui sécurisent mon activité, me permettent de réseauter, de gagner du temps, ou encore qui sauvent carrément mon cerveau !

Mes outils et plateformes de formatrices

J’utilise cette plateforme pour la troisième année consécutive : elle est relativement peu connue mais extrêmement pratique, particulièrement dans le cadre de mon activité de formatrice certifiée Qualiopi : en effet, il existe beaucoup d’outils de ce type, mais peu permettent aussi facilement de se mettre en règle avec les différentes instances de contrôle existantes dans le monde de la formation, type France Compétences, DREETS, Caisse des dépôts etc. Son point fort ? Permettre de récupérer en deux clics les relevés de connexions nominatifs et minutés de vos élèves lorsque vous faites comme moi de la formation en distanciel. Ces informations sont primordiales puisque seul ce relevé de connexion permet d’attester que vous avez effectivement réalisé le travail que vous déclarez auprès d’EDOF ou lorsque vous remplissez votre BPF.

En plus, le logiciel est vraiment intuitif, il vous permet de partager votre écran, ou de laisser votre élève le faire, vous pouvez enregistrer les réunions et les partager ensuite, envoyer des messages en mode discussion et même, si besoin, prendre le contrôle à distance de l’ordinateur de la personne avec qui vous échangez, pour un tutoriel en direct !

Ça paraît bête dit comme ça, mais lorsque mes élèves sont satisfaits de mon travail avec eux et d’accord pour le faire, j’apprécie énormément qu’ils ou elles laissent un avis positif sur la page dédiée à mon entreprise : ça ne fait jamais de mal, au contraire, c’est un bon moyen de donner un coup de boost à votre confiance et en plus Google est content !

Derrière ce nom barbare se cache le logiciel de cartes mentales le plus puissant du marché, et dieu sait que ce système de réflexion et de prise de notes peut bouleverser positivement votre manière d’apprendre. J’y reviendrai bientôt dans un article dédié.

Là encore, ça peut étonner. Mais quand on passe des heures et des heures à travailler sur un écran pour gérer ses réseaux, créer du contenu, mettre à jour son site ou effectuer ses missions clients, la lecture sur papier peut vite poser problème en fin de journée, quand on a les yeux trop fatigués. C’est comme ça que je présente Audible à mes élèves, lorsqu’ils me disent parfois qu’ils n’aiment pas lire… Je fini par leur demander s’ils aimaient, enfant, qu’on leur raconte des histoires. Si la réponse est oui, je parle de mon abonnement mensuel qui me permet d’écouter lire quand mes yeux sont trop fatigués pour le faire. Et souvent, ils sont curieux et vont voir…

Ceux dont je me sert pour mes prestations éditoriales

Ici, pas de mystère : étant éditrice de formation, vous vous doutez bien que je passe mon temps à lire, relire et vérifier mes contenus avant de les poster. C’est d’ailleurs la pierre angulaire de mon catalogue de formations : vous apprendre à vous relire de manière rapide et efficace, parce que oui, 50% des fautes d’orthographe pourraient être évitées si chaque écrit était relu. Et par relu, je n’entends pas relire, dans le sens classique de la lecture, en se focalisant sur le sens du texte. Non… Si vous souhaitez en savoir plus ou vous former à ce propos, je vous invite à consulter le catalogue des modules de formations disponibles chez Polymnie.

Et se relire de manière efficace peut aussi passer par des outils. En l’occurence, j’ai récemment expliqué dans un post LinkedIn pourquoi je préfère le Robert à Antidote par exemple.

Là encore, c’est logique : c’est bien beau de parler de correction de forme, mais il est aussi important de vérifier le fond des informations dans un travail éditorial. et rien de mieux qu’une encyclopédie numérique régulièrement mise à jour pour ce faire. Elle est en accès gratuit pour l’achat d’un dictionnaire, illustré ou pas.

 Quand on recherche des images et de l’inspiration mais qu’on ne veut pas se se compliquer la tâche avec la question des droit d’auteurs, qu’il est par ailleurs impératif de respecter dans le cadre de prestations intellectuelles, Pixabay permet bel et bien de résoudre la question, mais si j’ai un conseil à vous donner, essayez de toujours sourcer ce que vous utilisez, c’est plus sûr. C’est en respectant le travail de chacun que se pérennisera l’intégrité de tous. En résumé, pixabay pour s’inspirer mais dans certaines limites…

Évidemment, quand on est éditeur de formation, comme moi, et que l’on propose des prestations de mise en page et ou de création de contenus, la suite d’Adobe est un must-have : on ne le dira jamais assez, mais préparer un BAT soi-même directement sous Word, c’est la garantie d’un résultat médiocre qui non seulement ne fera pas honneur à votre travail, mais pire encore, qui vous empêchera de bien le vendre. Alors certes, les logiciels d’Adobe sont chers, et j’ai parfois eu bien des déconvenues à l’utilisation, notamment en post mises à jour. MAIS, la qualité du travail rendu avec n’a, à mon humble avis pas d’équivalent, et la richesse de l’offre permet de faire tant de choses qu’il est bien difficile d’aller voir ailleurs… Mentions spéciales pour le redimensionnement automatique des formats de maquettes sous inDesign (oui, Canva fait pareil mais on ne gèrera jamais les impératifs d’un travail éditorial de manière complète dans cet outil, demander autour de vous), et au sous-titrage automatique dans Adobe Premiere Pro : des heures et des heures de temps gagné ! (Attention tout de même à bien relire le fichier au fur et à mesure avant l’export).

Ah, justement, on y vient… Non, Canva ne remplace pas InDesign, peu s’en faut. Mais c’est quand même un outil très puissant et très agréable, particulièrement quand vous créez du contenu pour vos réseaux sociaux ou que vous voulez faire de belles présentations, sans passer par Power Point… Le travail en équipe est ultra fluide, les design sont très sympas, le plan payant pas cher et très avantageux, les droits d’auteurs sont respectés… Bref, énormément de positif ! Mention spéciale pour le bouton redimensionner qui permet de travailler son design une fois et de le redimensionner automatiquement pour vos autres réseaux, juste en un clic… je l’ai déjà mentionné,  mais c’est magique… Seul bémol, le planificateur qui ne permet pas encore de gérer un compte Instagram créateur. Mais là encore, c’est Instagram le problème, et pas Canva.

Ceux qui ne quittent jamais mon quotidien d’entrepreneure

Ils sécurisent mon activité

Le moins que l’on puisse dire, c’est que j’ai mis le temps avant de me décider à utiliser MacPass, (oui, je travaille sous mac^^)… Ma géniale webmastrice et amie, j’ai nommé Marjorie, de l’agence Déclik’Web, pourra le confirmer ! Pourtant, on a tous vécu un moment où on se rend compte que notre gestion de mot de passe est catastrophique… Soit parce que par flemme on va mettre le même partout (no coment…) soit parce qu’on essaie de bien faire les choses mais que ça devient vite un enfer de tout retenir… Et faire confiance à un outil de gestion de mots de passe m’a longtemps fait peur. On sait tous que certains outils se sont fait pirater et dans ce cas, c’est vraiment la cata… Alors je remonte un peu le temps, pour me souvenir du jour où j’ai finalement accepté de sauter le pas : que du bonheur ! Un seul mot de passe maître ultra complexe uniquement dans ma tête, et tous mes comptes sécurisés correctement dans une base de données en arborescence rangée par types, dans le seul logiciel sécurisé recommandé par l’ANSSI… Je ne vois pas ce que je peux ajouter pour vous convaincre, sinon que vous allez considérablement baisser votre niveau de stress, et que vous n’aurez plus d’excuses pour gérer correctement cet aspect capital !

Dans la veine de la sécurisation, il y a les comptes mais aussi évidemment les machines. Et quand il s’agit de Mac ce petit bijou de chez Macpaw est un indispensable qui m’accompagne depuis 8 ans ! Il permet de nettoyer correctement votre ordinateur et de vérifier que tout va bien. Il décline des produits pour PC et même pour les appareil de stockage externes !

En complément, installer un antivirus c’est toujours important, et intego fait très fort puisque lorsque vous souscrivez chez eux, ce n’est pas un mais six logiciel auxquels vous avez accès !

• Net Update
• Content Barrier
• Net Barrier
• Personnal Backup
• Virus Barrier
• Washing Machine

Un système complet pour protéger votre ordinateur, quoi que vous fassiez et où que vous soyez !

En complément, Nord VPN vous permet également de sécuriser votre navigation lorsque vous n’êtes pas chez vous, ou que vous travailler par exemple dans un espace de CoWorking, ce qui est régulièrement mon cas, puisque Polymnie est basée chez Café@Work à Valenciennes.

Ils me permettent de réseauter

Dans un monde post-pandémie dans lequel les réseaux ont pris énormément d’importance, LinkedIn est un passage obligé pour se donner de la visibilité, réseauter, ou trouver des clients. C’est un réseau social, au même titre qu’Instagram, bien que les codes ne soient pas les mêmes, le profil créateur permet un certain renouveau. Les possibilités de LinkedIn sont multiples et dépendent bien évidemment de votre activité. Votre présence ou votre absence ici ou plus largement sur d’autres réseaux, dépend d’une stratégie et d’une vision qui doit se construire dans la réflexion de qui vous êtes, vos valeurs, votre mission. Pour ma part, je me sert beaucoup de LinkedIn pour rencontrer, transmettre et apprendre. Un cocktail qui me semble cohérent quand on est formateur. 

Alors même si ce réseau est plus connu pour être utilisé par les ados, c’est aussi un outil génial pour créer une communauté si votre activité s’y prête, et rencontrer des créateurs pointus dans beaucoup de domaines différents.

Ils sauvent mon cerveau !

Que dire de cette appli, sinon qu’en parcourant sur mon profil, vous allez y trouver la bande originale de ma vie… ? Une playlist pour chaque activité ou chaque humeur, sous la douche, en travaillant, dans le tram, ou pour écouter des podcasts… Bref, Spotify, c’est la vie !

 Il y a peu de temps que j’ai découvert cet outil, mais l’importance d’organiser mon temps, et surtout, de me rendre compte de la durée réelle que je passe sur chaque tâche a fait que je ne peux plus travailler sans. Cet outil de mesure du temps fait que je suis capable de prendre du recul sur la gestion de mon entreprise. Et comme on dit, le temps, c’est de l’argent !

Aaaaah… Notion ! Ceux qui me connaissent personnellement savent que je suis une inconditionnelle. Et si vous avez déjà visionné ma vidéo de présentation et la page Outils Magiques pour entrepreneurs débordés, vous le savez aussi ! Je pourrais vous parler de Notion pendant des heures, vous dire que j’y centralise toutes mes activités d’entrepreneuse, que j’ai convertis mes prestataires, que je  l’utilise aussi dans ma vie perso… Mais je préfère vous montrer comment cet outil peut transformer VOTRE vie, en direct, lors d’un entretien découverte. Vous êtes convaincu ? Contactez-moi !